Saat ini surat undangan masih banyak digunakan, namun seiring berkembangnya teknologi bentuk surat tidak lagi fisik yang dikirim melalui ekspedisi, namun sudah menggunakan surat undangan digital. Ada beberapa contoh surat undangan yang bisa Anda gunakan.
Sebelum menulis surat resmi Anda harus tahu bagaimana cara menulis contoh surat undangan resmi. Hal ini dikarenakan ada banyak yang perlu Anda perhatikan saat ingin menulis surat resmi. Apalagi jika orang yang ingin Anda undang memiliki jabatan penting.
Daftar isi
Bagian Penting Surat Undangan
Surat undangan sudah memiliki pola tersendiri. Jadi, Anda tinggal mengikuti pola yang ada tersebut. Setiap bagian pada surat akan memiliki fungsinya masing-masing, dimana fungsi ini membuat surat menjadi lebih lengkap.
Berikut beberapa bagian surat resmi yang harus ada dalam surat undangan resmi:
1. Kop Surat
Kepala surat atau biasa disebut kop surat merupakan bagian yang harus ada dalam surat resmi. Fungsi dari kop surat sendiri adalah untuk memberitahu dari instansi mana yang mengirim surat tersebut. karena setiap instansi pasti memiliki template kop suratnya masing-masing.
Kop surat yang baik adalah yang mengandung nama instansi lengkap dengan alamat serta nama kontaknya. Agar lebih lengkap Anda juga membutuhkan logo instansi pada kop surat agar terlihat lebih resmi.
2. Nomor Dan Tanggal Surat
Bagian ini tak kalah penting daripada kop surat. Hal ini dikarenakan untuk instansi resmi pasti memerlukan rekap atau pendataan surat masuk ataupun keluar. Maka dari itu nomor dan tanggal surat ini sangat penting untuk keperluan pendataan.
Tak hanya itu tanggal surat juga nantinya akan memberitahu penerima surat saat surat tersebut dibuat.
3. Nama Penerima Surat
Untuk memperjelas isi surat tentu nama penerima surat perlu dibubuhkan dalam surat. Hal ini juga berfungsi agar selain nama yang dituju tidak membaca surat tersebut. Misalkan sebagai contoh surat undangan kehadiran, pasti disitu ada nama penerima surat..
Hal ini agar surat tersebut sesuai dengan sasaran. Tak hanya itu, dengan mencantumkan nama penerima juga akan memberikan kesan berbicara dua arah secara tidak langsung.
4. Isi Surat
Tentu saat kita ingin membuat surat harus ada isinya, buat apa membuat surat jika tak ada isinya. Isi surat undangan resmi menaruh maksud dan tujuan dari surat tersebut. sebagai contoh surat undangan partisipasi kegiatan, tentu Anda harus menulis isi surat secara gamblang.
Ini juga dilakukan agar penerima surat tidak bingung serta tau maksud dan tujuan diberi surat tersebut.
5. Informasi Acara
Surat resmi juga perlu dijelaskan tentang informasi acara secara detail. Informasi tersebut biasanya berisi tempat dan waktu pelaksanaan. Lebih baik lagi jika Anda memberikan durasi acara, agar penerima surat tau harus meluangkan waktu berapa lama untuk acara tersebut.
Jika saat ini lebih banyak orang melakukan acara secara online, alangkah baiknya Anda memberikan link untuk undangan online tersebut. tentu hal ini akan memudahkan orang yang diundang untuk langsung menghadirinya saat acara sudah dimulai.
Misalkan Anda ingin membuat undangan resmi organisasi secara online, jadi sematkan informasi yang jelas tentang acara yang akan berlangsung, agar penerima surat tidak merasa kebingungan.
6. Agenda Acara
Sebagai undangan resmi harusnya acaranya sudah dibuat jauh-jauh hari bahkan sebelum mengirimkan undangan. Maka dari itu Anda juga harus melampirkan agenda acara yang akan dilaksanakan nanti.
Jika bisa berikan durasi sekalian dari setiap agenda agar terlihat lebih disiplin. Sebagai contoh surat undangan rapat, dimana Anda harus mencantumkan rapat apa yang akan dibahas, agendanya apa saja, hingga tempatnya dimana.
7. Tanda Tangan Pengirim
Tanda tangan pengirim ini membuktikan bahwa surat yang Anda kirim benar-benar surat resmi yang dikirim dari instansi. Pastikan tanda tangan ini benar-benar orang yang berwenang dalam mengundang.
Jangan sampai sembarangan karena ini akan menyangkut dengan tanda tangan, apabila dipalsukan tentu akan menjadi masalah besar bagi instansi terkait.
8. Bahasa Surat Resmi
Tentu jika ingin menulis surat resmi bahasa yang digunakan juga harus resmi. Resmi disini maksudnya adalah sopan dan tidak berbelit-belit. Anda bisa langsung menuliskan tujuan surat tersebut dibuat.
Gunakan bahasa Indonesia yang formal serta perhatikan tanda baca saat menulis supaya mudah dibaca dan maksud yang diinginkan tersampaikan. Misalkan Anda ingin menulis surat rapat jadi bahasa yang digunakan harus formal dan langsung membahas maksud surat itu dibuat.
Contoh Surat Undangan Resmi
Setelah mengetahui bagian-bagian surat di atas, sekarang saatnya Anda tahu beberapa contoh surat undangan yang bisa Anda gunakan dalam kegiatan resmi, berikut diantaranya:
1. Undangan Kehadiran
Ini ada contoh surat undangan kehadiran untuk ambil raport di salah satu sekolah di kota Bandung, berikut contohnya:
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 BANDUNG
Jl. Ir. H. Juanda No. 93, Lb. Siliwangi, Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat Telp. (022) XXXXXXX Kode Pos 40132
=========================================================================
Nomor : 256/UWM/2021 Bandung, 17 Desember 2021
Lampiran : ………………………….
Perihal : Undangan Ambil Rapor
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMA N 1
di Bandung
Sehubungan dengan pengambilan rapor semester ganjil untuk kelas XI tahun ajaran 2020-2021, maka kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian untuk menghadiri acara ini pada:
Hari: Jumat
Tanggal: 18 Desember 2021
Jam: 08.00 WIB
Tempat: Masing-masing Ruang XI
Demikian yang bisa kami sampaikan, kami ddari pihak sekolah mengucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat Kami,
Kepala SMA N 1 Bandung
tanda tangan dan stempel
(Nama Lengkap dan Gelar)
NIP : ……..
2. Undangan Partisipasi Kegiatan
Berikut contoh undangan partisipasi kegiatan untuk karang taruna yang ingin mengadakan kegiatan tahun baru, berikut contoh undangan tersebut:
KARANG TARUNA REMAJA PERUMAHAN PESONA KUTILANG SARI I Jalan Kutilang No. 42 Telp (024) 70784788 Ungaran 50516
Ungaran, 8 Desember 2021
No: 01/PD/BBM/XI/2021
Hal: Undangan Partisipasi
Lampiran: 1 lembar
Kepada Yth. Pengelola Gamelan Cahya di Ungaran Dengan hormat, Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Konser Gamelan dalam rangka menyambut pergantian tahun 2021, kami bermaksud mengundang grup yang Saudara dikelola untuk berpartisipasi sebagai pengisi acara dalam acara tersebut. Adapun acara Konser Gamelan untuk menyambut tahun baru ini akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal: Sabtu, 18 Desember 2021
waktu: 19.00 – selesai
tempat: Pendopo Perumahan Pesona Kutilang Sari I
Demikian undangan partisipasi ini kami sampaikan. Besar harapan kami agar Anda dapat berpartisipasi dalam acara tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya kami dari karang taruna pesona kutilang mengucapkan terima kasih.
Hormat kami, Ketua RT Ketua Panitia
Drs. Supardi, S.Sn. Muhammad Pradipta N.
Penutup
Itulah tadi bagian-bagian dari surat resmi serta contoh surat undangan yang bisa Anda contoh untuk kegiatan resmi Anda. Untuk masalah penempatan dan desain sebenarnya bisa disesuaikan dengan format undangan masing-masing instansi.
Surat undangan tak melulu resmi, namun ada juga yang semi formal atau bahkan non formal, contoh surat undangan pernikahan, ulang tahun, dan contoh surat undangan lainnya. Bahkan bahasa yang digunakan tak melulu bahasa Indonesia namun juga bisa dalam bahasa inggris.
Perbanyak informasi tentang surat menyurat lainnya, semoga bermanfaat.
